Principais erros na prestação de contas do condomínio

Se você é um síndico, deve saber que precisa prestar contas à assembleia de moradores anualmente ou sempre que solicitado. Mas, acontece que, muitas vezes, essa prestação de contas é feita de maneira incorreta. E se engana quem pensa que os erros são cometidos apenas por quem acabou de virar síndico.

Então, se você tem dúvidas a respeito da prestação de contas do condomínio, fique tranquilo. Listamos os principais erros para que você não os cometa mais!

Como fazer a prestação de contas do condomínio?

Primeiramente, antes mesmo de comentar sobre os erros, vamos explicar como deve ser feita a prestação de contas do condomínio. Segundo a lei, o síndico tem o dever de prestar contas à assembleia anualmente ou quando solicitado. Então, o primeiro passo a fazer é se organizar quanto à possibilidade de um pedido surpresa.

Para isso, recomendamos que se faça o controle diário das movimentações do condomínio, anotando cada atividade. Assim, na hora da apresentação, haverá mais transparência e será mais fácil aprovar as contas ao final do exercício.

Lembre-se que devem constar na apresentação todos os documentos e informações financeiras que comprovam os valores movimentados pelo condomínio. Veja o que deve constar no demonstrativo financeiro:

• Orçamento planejado
• Arrecadação
• Despesas

Além disso, outros documentos de movimentação também são fundamentais:

• Comprovantes de pagamento
• Notas fiscais
• Extratos de conta corrente
• entre outros

Com todas as informações em mãos, deve-se apresentar na assembleia um relatório de receitas e despesas, mostrando a movimentação financeira do período. E, ainda que aprovado, é importante guardar toda a documentação com cópias e originais!

Erros comuns na prestação de contas do condomínio

Agora que você já sabe como realizar a prestação de contas, vamos aos erros que acontecem com frequência para que não os cometa.

1. Falta de comprovantes

Há pouco, vimos que é fundamental apresentar os comprovantes de movimentação financeira do condomínio e o primeiro erro comum é exatamente não respeitar essa prática, deixando de guardar as notas fiscais e comprovantes das transações. Além de fazer com que as contas sejam reprovadas na assembleia, quando isso acontece, o síndico precisa repor os valores no caixa do condomínio.

Então, guarde sempre os comprovantes originais e emita cópias por garantia. Também busque a contratação de parceiros e prestadores de serviços que assinem contratos de terceirização confiáveis.

2. Falta de histórico de informação

A apresentação precisa conter uma visão geral sobre o cenário financeiro do condomínio, então, não omita qualquer dado referente a movimentações. Inclua todos os itens essenciais e garanta ter os comprovantes deles. Os principais são:

• Orçamento anterior aprovado em assembleia;
• Comprovantes de despesas do condomínio, tanto ordinárias (aquelas recorrentes aprovadas em assembleia) quanto extraordinárias (serviços e gastos de emergência que não passaram por assembleia);
• Receitas do período (o que entrou no caixa), apresentando os extratos das contas correntes do condomínio onde constam as movimentações;
• Balanço com cálculo dos valores disponíveis ao final do exercício, incluindo o fundo de reserva;
• Dados da inadimplência no período.

3. Falta de cuidado com a exposição dos inadimplentes

Já que o último ponto citado na lista anterior foi justamente os dados da inadimplência, é preciso fazer um alerta sobre como a comunicação deve acontecer na prestação de contas.

Ainda que se deva informar todos os valores que o condomínio recebeu e também aqueles que ainda precisam entrar, o síndico não pode expor os inadimplentes em meio às assembleias. Ou seja, no documento não deve haver o nome dos inadimplentes, nem a identificação das unidades. Por isso, essa informação precisa aparecer de forma genérica nos relatórios. Assim, tanto o condomínio quanto o síndico ficarão resguardados de um processo.

4. Não cumprir os prazos para prestação de contas

Existe um prazo para que a prestação de contas do condomínio aconteça, então o seu não cumprimento é um erro que pode resultar na reprovação das contas e punições ao síndico.

Nesse ponto, vale mais uma vez reforçar que a organização diária dos documentos é muito importante. Fazendo isso, a chance de perder o prazo para comprovação das contas diminui. Acompanhar o controle financeiro de perto é a forma mais simples de não cometer falhas.

A prestação de contas do condomínio é uma das principais atividades do síndico e precisa ser feita com atenção. O mais importante é se manter organizado para que haja transparência nesse momento. A ajuda de uma empresa administradora de condomínios pode vir a calhar para evitar erros na prestação de contas.