Descubra as vantagens da portaria virtual e os cuidados na contratação

A tecnologia proporciona conforto, economia, praticidade, precisão e, em muitas ocasiões, segurança para a vida das pessoas. A portaria virtual surge com todas estas qualidades. Ela é uma solução que vem sendo adotada por condomínios, empresas e demais instituições públicas e privadas que dependem de um controle de portaria eficiente, que possa ser realizado com economia e sem perda de qualidade. Abaixo, analisamos as principais vantagens da portaria virtual abordando os seguintes aspectos:

• Como funciona a portaria virtual?
• Como é o atendimento da portaria virtual?
• Qual é o custo-benefício da portaria virtual?
• Qual é o impacto nos recursos humanos?
• Como fica a segurança no condomínio?
• Portaria virtual em dia de festa

Então, confira agora mesmo o post:

Como funciona a portaria virtual?

A portaria virtual é composta por um conjunto de câmeras de vídeo e interfones instalados para controlar o acesso de pessoas e de veículos. Essa solução também pode ser integrada a outros recursos de segurança (tais como sistemas de alarmes e sensores perimetrais) e é dimensionada de acordo com a necessidade do contratante.

É possível, inclusive, aproveitar equipamentos já existentes no local. Seu funcionamento básico é bastante simples. Acompanhe nossa descrição passo a passo, tomando como exemplo de cenário o controle da portaria de um edifício residencial. Veja:

Como é o atendimento da portaria virtual?

1- Um visitante, entregador ou um prestador de serviço chega à portaria do edifício e aciona normalmente o interfone.

2- Em vez do interfone tocar na guarita do porteiro ou diretamente no apartamento do morador, ele será atendido por um operador conectado por um link de Internet. Esse atendente se encontra em uma central remota a qual a portaria virtual permanece conectada durante as 24 horas do dia, 365 dias do ano (até quando há falta de energia elétrica, pois os equipamentos contam com baterias (nobreaks) para essas eventualidades ou geradores em alguns casos).

3- Ao fazer o atendimento, procede com a identificação do visitante, obtida tanto pelas informações passadas como pelas imagens capturadas pela câmera.

4- O operador repassa as informações que obteve para quem estiver no apartamento, cabendo a essa pessoa autorizar ou não o acesso do anunciado.

5- Havendo a autorização, o operador destrava o portão a partir da central remota, permitindo que o visitante entre no condomínio.

6- Ao mesmo tempo, o monitoramento por vídeo controla o acesso às garagens.

7- Como são estabelecidas normas para controle de acesso de prestadores de serviços (inclusive com registro biométrico), nenhum inconveniente ocorre em caso de necessidade de reparos ou de manutenção no apartamento.

8- Dentre as normas, determina-se o procedimento de recepção de produtos na portaria. Isso pode ser feito pelo zelador ou através de Armário Inteligente.

9- O sistema grava os procedimentos para que se tenha o controle das pessoas e dos veículos que entraram no lugar, permitindo, inclusive, a recuperação das imagens em caso de investigações.

Além disso, é importante ressaltar que esses procedimentos valem tanto para edifícios comerciais quanto para condomínios residenciais.

Qual é o custo-benefício da portaria virtual?

A relação entre custo e benefício da portaria virtual é uma das grandes vantagens do sistema. Afinal, o controle de pessoas e de veículos ao local é feito com absoluta eficiência, ainda com um custo bem inferior do que aquele exigido pelas portarias tradicionais, que mantêm os porteiros físicos.

É preciso considerar que, para manter uma portaria presencial 24 horas por dia, levando em conta as cargas máximas de trabalho que a legislação trabalhista permite, torna-se necessário contratar, pelo menos, quatro profissionais. E isso representa um custo bastante elevado. Por isso, muitos condomínios optam por contratar porteiros para cobrir apenas alguns períodos do dia, deixando a portaria desguarnecida em outros horários. Nesse caso, abre-se brecha para riscos relacionados à segurança.

Assim, por um custo mais baixo quando comparado ao envolvido na contratação de porteiros físicos, a portaria virtual proporciona economia ao mesmo tempo em que garante 24 horas de monitoramento!

Qual é o impacto nos recursos humanos?

Todo síndico costuma saber o quanto as demandas trabalhistas são desgastantes. Isso sem contar que também têm conhecimento sobre o custo elevado que elas podem representar para um condomínio. Pois como a presença de uma portaria virtual dispensa a contratação de porteiros, consequentemente reduz também possíveis problemas trabalhistas. Além disso, é claro, não é mais preciso ter todo aquele trabalho com a seleção, a contratação, o relacionamento e a demissão de porteiros.

E como não haverá a presença do porteiro, o zelador passa a ser uma figura ainda mais importante para o condomínio, sentindo-se valorizado. Sua capacitação também será alavancada, a começar pela qualificação que receberá para atuar de acordo com os processos estabelecidos pela portaria virtual.

Como fica a segurança do condomínio?

A portaria virtual não é um simples controle de acesso, mas uma solução completa de segurança, que permite a vigilância contínua das áreas servidas por esse tipo de tecnologia. Nesse contexto, é preciso considerar que as pessoas responsáveis pelo monitoramento remoto estão completamente protegidas de qualquer ação externa (diferentemente dos porteiros que estão permanentemente vulneráveis ao ataque de bandidos).

Assim, como os operadores acompanham permanentemente a movimentação por meio das câmeras, esses profissionais podem acionar as autoridades imediatamente em caso de necessidade. Se ao sistema de portaria virtual estiverem incorporados outros serviços de segurança, também é possível acionar as equipes da prestadora, para que tomem as devidas providências.

E como dito antes, o sistema grava as informações que permanecem disponíveis por um período, dessa forma, passa a ser possível, inclusive, gerar relatórios contendo todos os acessos de pessoas cadastradas no sistema (sejam elas moradoras, prestadoras de serviço ou visitantes).

Da mesma forma, pode-se emitir extratos sobre quem autorizou a entrada, até com registro de gravação do áudio de tal autorização e das imagens geradas no momento do acesso, permitindo que se tenha absoluta identificação dos procedimentos. Essa portanto, também é uma das grandes vantagens da portaria virtual.

Portaria virtual em dia de festa

Um problema bastante comum enfrentado por condomínios diz respeito ao controle de visitantes em dias de festas. Mas, com a portaria virtual, isso pode se tornar uma das vantagens, porque com a sua utilização, o morador passa a enviar um e-mail previamente para a Central contendo uma lista com os nomes dos convidados. A partir daí o acesso é controlado, nome a nome.

No caso de a lista de convidados ser muito extensa, é possível manter no local uma pessoa treinada para acompanhar o acesso dos convidados, o que será feito em sincronia com a central para garantir a máxima eficiência e segurança.

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