Descubra as vantagens da portaria virtual e os cuidados na contratação

Portaria Virtual
23/05/2016

Portaria Virtual

Nossa aliada de todos os dias, a tecnologia, proporciona conforto, economia, praticidade, precisão e, em muitas situações, segurança. E isso vale tanto para a execução de tarefas quanto para a proteção do patrimônio e das pessoas. É munida de todas essas qualidades que a portaria virtual surge. É uma solução que vem sendo adotada por condomínios, empresas e demais instituições públicas e privadas que dependem de um controle de portaria eficiente, que possa ser realizado com economia e sem perda de qualidade. Que tal analisarmos as principais vantagens de se investir nessa solução? Então confira agora mesmo nosso post:

Como exatamente funciona?

A portaria virtual é composta por um conjunto de câmeras de vídeo e interfones instalados em algum local que precisa controlar o acesso de pessoas e de veículos. Essa solução também pode ser integrada a outros recursos de segurança (tais como sistemas de alarmes e sensores perimetrais) e é dimensionada de acordo com a necessidade do contratante. É possível, inclusive, aproveitar equipamentos já existentes no local. Seu funcionamento básico é bastante simples. Acompanhe nossa descrição passo a passo, tomando como exemplo de cenário o controle da portaria de um edifício residencial. Veja:

  1. Um visitante, um entregador ou um prestador de serviço chega à portaria do edifício e aciona normalmente o interfone.
  2. Em vez do interfone tocar na guarita do porteiro físico ou diretamente no apartamento do morador, ele será atendido por um atendente remoto conectado por um link de Internet. Esse atendente se encontra em uma central remota a que a portaria virtual permanece conectada durante as 24 horas do dia, 365 dias do ano (até quando há falta de energia elétrica, pois os equipamentos contam com baterias (nobreaks) para essas eventualidades ou geradores em alguns casos).
  3. Ao fazer o atendimento, o monitor procede com a identificação do visitante, obtida tanto pelas informações passadas como pelas imagens capturadas pela câmera.
  4. Como se fosse um porteiro físico, o monitor repassa as informações que obteve para quem estiver no apartamento, cabendo a essa pessoa autorizar ou não o acesso do anunciado.
  5. Havendo a autorização, o monitor destrava o portão a partir da central remota, permitindo que o visitante entre no condomínio.
  6. Ao mesmo tempo, o monitoramento por vídeo controla o acesso às garagens.
  7. Como são estabelecidas normas para controle de acesso de prestadores de serviços (inclusive com registro biométrico), nenhum inconveniente ocorre em caso de necessidade de reparos ou de manutenção no apartamento.
  8. Dentre as normas, determina-se o procedimento de recepção de produtos na portaria. Isso pode ser feito pelo zelador (que se encarregará de levar as entregas aos apartamentos, garantindo que não haverá risco de a segurança ser burlada).
  9. Como todos os procedimentos são registrados por um software e os vídeos permanecem gravados, o acesso de pessoas e de veículos é controlado de maneira extremamente segura, permitindo inclusive a recuperação de dados, se necessário.

Vale ressaltar que procedimentos idênticos são seguidos em edifícios comerciais ou em quaisquer outros locais que exijam esse tipo de controle de portaria.

Qual o custo-benefício?

A relação entre custo e benefício oferecida por uma portaria virtual é uma das grandes vantagens do sistema. Afinal, o controle de pessoas e de veículos ao local é feito com absoluta eficiência, ainda com um custo bem inferior do que aquele exigido pelas portarias tradicionais, que mantêm os porteiros físicos.

É preciso considerar que, para que uma portaria regular seja mantida 24 horas por dia, levando em conta as cargas máximas de trabalho que a legislação trabalhista permite, torna-se necessário contratar, pelo menos, quatro profissionais. E isso representa um custo bastante elevado. Diante desse cenário, muitos condomínios optam por contratar porteiros para cobrir apenas determinados períodos do dia, deixando a portaria desguarnecida em outros horários. Nesse caso, abre-se brecha para riscos relacionados à segurança.

Assim, por um custo extremamente baixo quando comparado ao envolvido na contratação de porteiros físicos, a portaria virtual proporciona economia ao mesmo tempo em que garante 24 horas de monitoramento!

Qual o impacto nos recursos humanos?

Todo síndico costuma saber o quanto as demandas trabalhistas são desgastantes. Isso sem contar que também têm conhecimento sobre o custo elevado que elas podem representar para um condomínio. Pois como a presença de uma portaria virtual dispensa a contratação de porteiros, consequentemente reduz também possíveis problemas trabalhistas. Além disso, é claro, não é mais preciso ter todo aquele trabalho com a seleção, a contratação, o relacionamento e a demissão de porteiros.

E como não haverá a presença do porteiro, o zelador passa a ser uma figura ainda mais importante para o condomínio, sentindo-se valorizado. Sua capacitação também será alavancada, a começar pela qualificação que receberá para atuar de acordo com os processos estabelecidos pela portaria virtual.

E sobre a segurança?

A portaria virtual não é um simples controle de acesso. Trata-se de uma solução completa de segurança, que permite a vigilância contínua das áreas servidas por esse tipo de tecnologia. Nesse contexto, é preciso considerar que as pessoas responsáveis pelo monitoramento remoto estão completamente protegidas de qualquer ação externa (diferentemente dos porteiros que estão permanentemente vulneráveis ao ataque de bandidos). Assim, como os monitores acompanham permanentemente a movimentação por meio das câmeras, esses profissionais podem acionar as autoridades imediatamente em caso de necessidade. Se ao sistema de portaria virtual estiverem incorporados outros serviços de segurança, também é possível acionar as equipes da prestadora, para que tomem as devidas providências.

Considerando que todos os procedimentos são registrados pelo sistema e que tais imagens permanecem gravadas por um determinado período, a movimentação na portaria e na garagem do edifício pode ser verificada posteriormente, caso se faça necessário. Passa a ser possível, inclusive, gerar relatórios contendo todos os acessos de pessoas cadastradas no sistema (sejam elas moradoras, prestadoras de serviço ou visitantes). Da mesma forma, pode-se emitir extratos sobre quem autorizou a entrada, até com registro de gravação do áudio de tal autorização e das imagens geradas no momento do acesso, permitindo que se tenha absoluta identificação dos procedimentos.

Mas em dias de festa?

Um problema bastante comum enfrentado por condomínios diz respeito ao controle de visitantes em dias de festas. Com a utilização de uma portaria virtual, o morador envia um e-mail previamente para a central contendo uma lista com os nomes dos convidados. A partir daí o acesso será controlado, nome a nome. No caso de a lista de convidados ser muito extensa, é possível manter no local uma pessoa treinada para acompanhar o acesso dos convidados, o que será feito em sincronia com a central de atendimento para garantir a máxima segurança do sistema.

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