Dicas para criar uma recepção eficiente

A recepção é, normalmente, o primeiro contato entre um visitante e a empresa, por isso ser bem atendido faz toda diferença na experiência. Afinal, qualquer lugar que nos atenda mal fica marcado para sempre em nossa memória.

Imagine, então, que você frequente uma empresa e constantemente tem problemas com o atendimento, as informações não são bem passadas e você não consegue resolver os problemas na recepção. Tudo isso faz com que a credibilidade e a satisfação caia e a estadia passe a ser evitada. A situação é ainda pior se você trabalha no lugar e não aguenta mais a equipe de recepção.

Infelizmente, este é um problema que acontece com certa frequência em muitas empresas. Por vezes, os funcionários agem com displicência por não estarem motivados, sobrecarregados, ou por acharem que não são suficientemente valorizados.

O estresse do atendimento ao público alimenta a falta de motivação, seja pela falta de educação dos visitantes ou por problemas com os superiores. Pensando nisso, nós trouxemos algumas dicas para solucionar estes problemas de recepção. Confira:

1- Treinamentos e campanhas motivacionais

Aplique treinamentos e campanhas motivacionais para preparar os funcionários. Eles devem se sentir bem ao interagir com os diferentes tipos de público.

O funcionário não pode se sentir intimidado e deve saber como se comunicar de forma clara, educada e objetiva. Deixe-os aptos para encarar a difícil rotina do atendimento.

2- Apresentação Pessoal

Por mais preparada que esteja uma equipe de recepção, a apresentação pessoal é fundamental para passar uma boa impressão. Portanto, mantenha a atenção com uniformes, penteados, maquiagem e higiene pessoal.

3- Tecnologia

Equipe sua recepção com recursos tecnológicos úteis e funcionais para resolver conflitos e problemas o mais rápido possível quando solicitados. A tecnologia é hoje uma das maiores aliadas de uma recepção eficiente, especialmente no que se refere a controle de acesso.

O investimento em sistemas adequados pode garantir qualidade e eficácia aos serviços prestados, minimizando a possibilidade de falha humana. Um dos equipamentos que podem ajudar nesse sentido são as catracas. Com elas, é possível automatizar a entrada de visitantes e facilitar o fluxo, tornando a rotina mais dinâmica. Veja o exemplo do serviço que a ASTER oferece, no qual os condôminos podem enviar um link para acesso rápido utilizando apenas o celular.

4- Gerenciamento e supervisão

Esteja sempre a par de todos os problemas e tome atitudes para resolvê-los antes que se espalhem e causem um mal ainda maior. É preciso acompanhar de perto o trabalho. Para isso, prepare uma equipe de gerenciamento para estar próxima no dia a dia da recepção.

5- Integração funcionário e empresa

Considere oferecer aos funcionários programas para integrar os colaboradores. Assim, a relação entre eles e a empresa será muito mais do que meramente um vínculo empregatício. Não há nada melhor do que ter funcionários motivados e que tenham “amor à camisa”. Na ASTER, por exemplo, criamos o programa SER ASTER, um programa de benefícios que premia boas condutas dos colaboradores. Veja como ele funciona:

6- Formalize procedimentos

A formalização de procedimentos é fundamental para a melhoria de qualidade da recepção. A equipe de recepção deve estar preparada para saber como agir nas diversas situações e os procedimentos devem ser claros e objetivos.

7- Autonomia

Essa é uma situação controversa, mas acreditamos que dar certa autonomia é fundamental para melhorar a qualidade do atendimento.

Imprevistos acontecem e a equipe de recepção deve estar preparada para tomar atitudes proativas e tentar solucionar o problema, sem deixar de lado a segurança e regras do condomínio. Para isso, deixe bem claro nos procedimentos em quais situações emergenciais a recepção pode atuar com maior autonomia.

8- Terceirização

Caso sua empresa não tenha estrutura suficiente para montar uma equipe de recepção ou se você quiser profissionalizar o serviço, a terceirização pode ser uma saída. Isso porque essa prática, quando realizada com empresas de credibilidade no segmento, garante uma prestação de serviços mais profissional.

Além disso, terceirizar o serviço de recepção traz uma série de vantagens para as empresas, como:

• Redução de riscos operacionais
• Economia de recursos com processos como recrutamento e obrigações trabalhistas
• Suporte em caso de faltas e licenças

Portanto, se quiser optar por um serviço de qualidade, a ASTER oferece a terceirização que você precisa para melhorar a recepção da sua empresa. Nossos recepcionistas passam por um treino rigoroso para seguir padrões de qualidade técnica e recebem supervisão e gerenciamento constante para oferecer sempre o melhor serviço.

Entre em contato agora e solicite um orçamento. E se tiver dúvidas sobre a terceirização de serviços, baixe o guia completo para a terceirização e descubra tudo sobre o tema.