
5 perguntas para fazer antes de terceirizar a limpeza
Respondemos as principais dúvidas sobre a terceirização da limpeza.
ler matéria completaNo universo corporativo há um consenso sobre a importância de uma gestão inteligente, capaz de analisar criteriosamente os recursos disponíveis, encontrar alternativas para promover a redução de despesas, otimizar os processos internos, conquistar mais flexibilidade e desenvolver ações para o aumento da produtividade.
Neste contexto, empresários e gestores acreditam que a terceirização de serviços possa ser uma estratégia interessante, principalmente para empresas que visam priorizar o seu core business, direcionando investimentos e capital humano à sua atividade-fim.
Por meio deste modelo de trabalho, é possível delegar as atividades secundárias a grupos especializados, que podem assegurar mais agilidade, qualidade e excelência em todas as etapas da operação.
A terceirização de serviços tem sido adotada por muitas empresas, exatamente por trazer uma série de benefícios ao negócio, criando novas possibilidades de crescimento e expansão, e ainda permitindo uma gestão mais enxuta. Para saber como contratar uma equipe de serviços terceirizados continue acompanhando.
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A terceirização de serviços pode propiciar diversos benefícios para a empresa contratante por meio de uma administração mais estratégica e menos operacional. Por isso é importante detalhar essas novas oportunidades, lembrando sempre de que todas estão de certa forma interligadas. Veja agora os principais benefícios da terceirização:
Uma gestão com foco no core business da empresa pode alcançar melhores resultados, pois delega o operacional e direciona conhecimento, experiência, empenho e energia a uma administração estratégica.
Com a terceirização, as atividades secundárias passam a ser compartilhadas com os fornecedores, juntamente às responsabilidades por aquela operação e com as preocupações, padrões de qualidade e prazos a serem obedecidos.
Na verdade, empresários e gestores voltam a assumir o planejamento, a análise e o gerenciamento através de indicadores e monitoramento de performance, o que permite manter o foco naquilo que é verdadeiramente importante para a empresa.
E pensando em qualidade, outro benefício relacionado à terceirização de serviços é poder contar com profissionais e equipes especializados, devidamente capacitados, com experiência, know-how e conhecimentos técnicos específicos, capazes de realizar as atividades contratadas com mais precisão e propriedade.
É preciso ressaltar, ainda, que em determinadas situações, a terceirização pode ser considerada uma profissionalização das tarefas, em especial daquelas que exigem uma grande especialização, como as que são regidas por regulamentações legais, normas técnicas e legislações características.
E considerando a questão da capacitação da mão de obra, a terceirização ainda permite reduzir custos com treinamentos internos, uma vez que as atividades passam a ser realizadas pela empresa prestadora, através de seus próprios colaboradores, que devem estar preparados e devidamente qualificados para desempenharem as funções contratadas e executar os serviços corretamente.
A legislação trabalhista brasileira contempla uma grande carga de encargos, recolhimentos, tributos e direitos que oneram muito a folha de pagamento, tanto durante o contrato de trabalho, como na rescisão. Os custos elevados obrigam as empresas a repensar possíveis contratações e, muitas vezes, inviabilizam o aumento do quadro de colaboradores, já que essas despesas costumam ter peso significativo no orçamento e no fluxo de caixa corporativo.
Por sua vez, as empresas prestadoras de serviço, por conta da própria especialização do negócio, conseguem manter estruturas mais otimizadas, oferecendo uma relação custo-benefício positiva às empresas contratantes. Assim, de modo geral, a terceirização colabora para o equilíbrio financeiro, pois envolve menos despesas, quando comparada às necessárias para a formação e capacitação de uma equipe interna, direcionada à realização destas atividades.
Além disso, existe uma maior previsibilidade dos gastos mensais uma vez que os custos com faltas, férias, rescisões e décimo-terceiro estão provisionados nos pagamentos mensais a empresa prestadora de serviços.
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A terceirização de serviços também permite que equipes e gestores possam administrar melhor o tempo, de uma maneira mais produtiva, já que algumas atividades passam a ser realizadas pelas empresas prestadoras.
Desta forma, existe uma sensível redução da sobrecarga de trabalho, com uma divisão mais adequada de responsabilidades e com a profissionalização dos processos, o que impacta diretamente na produtividade e também nos índices de satisfação e motivação internas.
Com a terceirização, a empresa pode gerenciar seu capital humano com mais inteligência, direcionando os profissionais a tarefas realmente importantes e estratégicas, como pesquisas de mercado, desenvolvimento de novos projetos e produtos, análises e levantamentos técnicos, que colaboram principalmente para a tomada de decisões corporativas.
Mas a gestão dos serviços terceirizados não pode ser negligenciada, pois também exige supervisão, acompanhamento de rotinas, indicadores de performance, além do compartilhamento de informações e objetivos para que não haja nenhum risco à empresa.
Um aspecto importante na contratação de serviços terceirizados é a possibilidade de construir verdadeiras parcerias de trabalho com as empresas prestadoras. Ou seja, a estratégia não deve ser apenas o repasse da atividade a um fornecedor, mas sim a implantação de uma relação ‘ganha-ganha’, importante para a conquista de altos índices de produtividade.
Em muitas circunstâncias, o ideal é contratar uma empresa especializada tecnicamente, com boa capacidade financeira, que tenha bagagem, conhecimento e experiência no mercado e, assim, possa agregar valor, otimizar os processos e apoiar estrategicamente a gestão.
Ao contratar serviços terceirizados, a empresa pode direcionar seus investimentos a projetos e necessidades relacionadas ao seu core business, otimizando assim os recursos financeiros.
E isso é possível pois as empresas prestadoras também realizam investimentos constantes na aquisição de novas tecnologias e na qualificação de suas equipes, exatamente para reforçar a questão da especialização e para manter seu diferencial competitivo perante o mercado, oferecendo mais qualidade nos serviços.
Assim, a empresa contratante pode eliminar ou ao menos minimizar os gastos com infraestrutura, equipamentos e treinamentos, relacionados às atividades secundárias.
Analisando todos os benefícios mencionados, é possível perceber que a interligação entre as oportunidades estabelece condições que permitem a flexibilização da operação e também a expansão dos negócios.
A empresa passa a contar com uma gestão focada no core business, com a redução de custos, com processos internos sendo realizados com mais qualidade, com seus recursos humanos direcionados de forma estratégica e, ainda, com parcerias produtivas.
Outro ponto importante é que as empresas prestadoras, sendo parceiras, também são capazes de sustentar o crescimento e a adequação da operação às necessidades do mercado sem que haja a necessidade de grandes investimentos ou tomada de empréstimos.
Atualmente, vários serviços já são terceirizados. Entre os modelos mais tradicionais estão os de limpeza, recepção, segurança, manutenção predial e portaria. E com o avanço da tecnologia, novas soluções também já estão disponíveis, como por exemplo, a portaria remota, um serviço especializado que garante o monitoramento dos acessos através de uma central à distância e adota os mais eficientes e rigorosos procedimentos de controle.
Essa prestação de serviço oferece, ainda, mais algumas vantagens, como a redução nos custos mensais, e também favorece a eliminação de reclamações trabalhistas e de problemas com mão de obra.
Outra atividade importante e estratégica é a segurança patrimonial. Este serviço costuma ser terceirizado exatamente por exigir grande especialização e competência e também por ser regulamentado pela Polícia Federal de acordo com a lei 7102/83, que contempla uma série de exigências burocráticas, incluindo reciclagem periódica dos vigilantes e controle rigoroso de armas e munições.
Devido à complexidade da operação e importância de cuidar do patrimônio da empresa, é essencial contar com serviços completos, incluindo equipes armadas ou desarmadas, tecnologias como a instalação de câmeras (CFTV), além de alarmes e segurança perimetral.
Em muitos casos, para garantir a segurança do negócio, das instalações, dos estoques e dos colaboradores, é interessante investir em uma consultoria dedicada, capaz de analisar as particularidades da empresa, de projetar e instalar sistemas integrados de segurança, reduzindo a vulnerabilidade dos empreendimentos.
Várias outras atividades também já estão entre os serviços terceirizados, principalmente em empresas que buscam otimizar seus recursos humanos e financeiros, mas sem abrir mão de qualidade e especialização.
Dentre os mais requisitados estão: a contratação de empresas especializadas em processos de RH, como recrutamento e seleção, treinamento e aplicação de pesquisas de clima organizacional; de consultorias de TI, para desenvolvimento de softwares, sites e aplicativos, suporte aos usuários, manutenção de rede e também instalação de sistemas integrados de informação e gestão; de agências de marketing, para criação de estratégias de divulgação da marca, atração e fidelização de clientes; de empresas de contabilidade, para regularização de todos os pagamentos e recolhimentos, conforme legislação em vigor.
De qualquer maneira, a terceirização de serviços deve ser bem analisada e é fundamental que ela esteja alinhada às necessidades e expectativas do negócio, de modo a colaborar significativamente para os resultados da empresa.
A decisão de terceirizar serviços sempre envolve grandes dilemas de gestão em todas as empresas, pois interfere diretamente no modelo de trabalho adotado. Afinal, o que é mais interessante para o negócio? Abrir um processo de recrutamento e seleção, contratar, formar uma equipe interna, capacitar e administrar esses profissionais ou apostar na terceirização e buscar no mercado empresas especializadas?
Essa discussão engloba diversas atividades e, por isso, merece uma análise profunda dos prós e contras, antes de uma definição corporativa. Conheça alguns pontos para alimentar essa análise.
Com uma equipe interna é possível ter mais controle e acompanhar etapas do processo de execução das tarefas. Além disso, os colaboradores vivenciam o dia a dia da empresa, o que permite um conhecimento amplo sobre a estratégia corporativa, os serviços prestados e posicionamento de mercado.
Em linhas gerais, equipes internas são mais engajadas aos objetivos da empresa. Além disso, a possibilidade de crescimento profissional e ascensão na carreira também impacta positivamente na motivação de todo o grupo.
Aspectos como sigilosidade e confidencialidade das informações costumam estar mais preservados quando tratados por equipes internas.
Agora veja os benefícios de trabalhar com a terceirização:
Com a terceirização, a formação das equipes acontece com mais agilidade, sendo possível eliminar a necessidade de processos seletivos e, ainda assim, contar com profissionais capacitados.
A equipe terceirizada jamais ficará desfalcada, pois a empresa prestadora deve substituir profissionais afastados por motivos médicos, licenciados ou em férias, de modo que as atividades continuem a ser realizadas com qualidade e dentro dos prazos estabelecidos.
A empresa contratante pode adequar a sua demanda pelos serviços de acordo com as peculiaridades e sazonalidades do negócio, ou ainda de acordo com o aquecimento do mercado.
Porém, é importante reforçar que cada empresa deve analisar suas possibilidades de terceirização, objetivos e demandas, e então, elaborar um bom planejamento estratégico, considerando todos os aspectos que envolvem os recursos humanos, financeiros e técnicos da gestão.
Contratar serviços terceirizados é uma alternativa que traz praticidade, versatilidade e adaptabilidade a qualquer operação, por isso deve estar entre as oportunidades para o negócio.
Para contratar uma empresa de terceirização de serviço é essencial adotar alguns cuidados, para evitar riscos, problemas na execução das atividades e até mesmo reclamações trabalhistas. Veja algumas dicas:
Para avaliar a contratação de uma empresa de terceirização de serviços é preciso, primeiramente, detalhar as necessidades do negócio e relacionar exatamente quais são as tarefas a serem terceirizadas, as responsabilidades, os padrões e as entregas. Somente com esse levantamento será possível buscar orçamentos e propostas realistas.
É essencial buscar informações sobre as empresas prestadoras com os sindicatos patronais e profissionais, Polícia Federal, órgãos de defesa do consumidor e entidades do setor. Essas informações podem auxiliar e orientar a decisão da contratação.
Antes de contratar uma empresa, é preciso verificar seu histórico e sua reputação. Neste caso, é importante avaliar se a prestadora tem uma estrutura adequada para atender às necessidades e demandas da operação, se profissionais e os responsáveis técnicos são realmente capacitados e também o know-how e a experiência no mercado. É interessante buscar referências e indicações com outros clientes.
Solicite sempre as certidões negativas da empresa e comprovantes de idoneidade financeira para garantir que a contratante está em dia com todas as suas obrigações fiscais e financeiras.
O orçamento é um ponto fundamental na decisão de contratar o serviço terceirizado, mas não deve ser o único fator a ser avaliado. Considerar apenas o custo é um grande risco, pois pode ocasionar a contratação de empresas irregulares, que não recolhem todos os tributos e impostos legais, ou que não pagam corretamente os direitos trabalhistas aos seus colaboradores.
É fundamental exigir a planilha de custos abertas para entender a composição de preços e verificar se todas as obrigações legais estão sendo contempladas. Desconfie se os preços estão muito mais baixos que os concorrentes.
Além de comparar orçamentos, é preciso comparar as propostas de serviço, ou seja, é essencial analisar todas as variáveis que estão presentes no contrato oferecido. Neste sentido, é necessário considerar a disponibilidade de equipamentos e tecnologias, horários de trabalho, prazos, entregas, padrões de qualidade, indicadores de performance e também multas e penalidades previstas para situações de quebra de contrato ou de desobediência aos critérios da operação.
Após avaliar todos esses pontos, é preciso atenção para que o contrato de prestação seja bastante claro e contenha o detalhamento de todas as responsabilidades e regras a serem obedecidas, por ambas as partes.
Vale lembrar sempre de que o ideal é construir uma relação de parceria e não tratar o assunto apenas como uma compra e venda de serviços. Por isso, as cláusulas já devem considerar aumentos ou adequações nas demandas, e demais variáveis inerentes ao negócio.
Porém, depois de realizada a contratação, é preciso atentar para a gestão desta parceria, de maneira a assegurar uma relação saudável e produtiva. Para tanto, é importante que ambas as partes possuam plena consciência de seus deveres.
Para a empresa contratante é necessário cuidar de alguns elementos desta gestão, tais como:
A qualidade da comunicação é essencial para gestão de qualquer equipe. Assim, é preciso que seja transparente e efetiva através do compartilhamento de informações, da definição de prioridades e meta e a abertura para troca de ideias e sugestões de melhorias nos processos.
O respeito pelos profissionais terceirizados deve ser uma prática comum dentro da empresa, eliminando qualquer possibilidade de discriminação. Além disso, é importante incentivar o senso de pertencimento, o comprometimento e o engajamento de todas as equipes, em prol dos mesmos objetivos. Neste sentido, as relações de parcerias são capazes de aumentar os índices de produtividade.
É adequado nomear um gestor para o papel de interface junto à empresa terceirizada e ao coordenador da equipe prestadora. Essa medida facilita a comunicação e o acompanhamento dos resultados, sem caracterizar subordinação.
A empresa contratante não deve esperar que todos os problemas sejam resolvidos a partir da contratação de mão de obra terceirizada. É necessário compreender que a produtividade corporativa só é alcançada através de ações para otimização dos processos, redução de custos, capacitação dos profissionais e de uma gestão ativa e inteligente, que envolve a terceirização de serviços, mas também, o foco nos colaboradores e nas rotinas internas.
Assim, é fundamental manter expectativas realistas, adotando metas mais arrojadas, de acordo com a maturidade da operação.
A atual legislação prevê que qualquer atividade que não represente a atividade-fim da empresa pode ser terceirizada e, por isso, deve ser encarada como uma ferramenta de gestão, que permite a delegação das atividades-meio para focar no core business. Qualquer exceção a essa regra é considerada ilegal, mesmo que a empresa prestadora esteja regularmente constituída.
Outro aspecto importante, em relação à contratação de mão de obra terceirizada está relacionado à proibição expressa de existência de pessoalidade e subordinação entre profissional terceirizado e o gestor na empresa contratante.
Essa proibição se dá pois toda vez que a empresa contratante assume diretamente a administração dos empregados terceirizados, fica caracterizada uma hierarquia que evidencia o vínculo empregatício. Assim, é fundamental que a empresa terceirizada conte com coordenadores responsáveis pelas equipes de trabalho e também pelo contato com o tomador do serviço.
Cabe à empresa contratante fiscalizar os pagamentos e recolhimentos legais, efetuados pela terceirizada, pois caso não o faça, há o risco de não identificar desvios e acabar sendo conivente com irregularidades como sonegação de impostos ou fraudes sociais e trabalhistas. Neste caso, a contratante será denunciada como corresponsável nos processos movidos contra a terceirizada.
Essa corresponsabilidade se torna solidária ou subsidiária, sendo que a primeira se refere à quitação de dívidas por sonegação previdenciária ou trabalhista e a segunda diz respeito à determinação para que a empresa contratante responda pelas obrigações trabalhistas quando elas não forem cumpridas pela empresa que presta o serviço. Por isso, é importante atrelar o pagamento da fatura mensal ao envio de documentos que comprovem os pagamentos de todas as obrigações previstas em contrato.
De qualquer forma, os transtornos são enormes e as despesas também. Por isso, a necessidade de estabelecer uma rotina de auditorias e checagens, de modo que não haja nenhum problema futuro.
Existem também algumas outras proibições previstas na legislação que rege a contratação de mão de obra terceirizada. As principais são:
Assim sendo, é muito importante conhecer todos os detalhes da legislação que rege a terceirização de serviços no Brasil para adotar medidas e precauções para que este modelo de contrato cumpra as regulamentações e possa trazer todos os benefícios previstos para a empresa contratante.
Atualmente, está em trâmite o Projeto de Lei nº 4.330/04, que propõe novas regras para terceirização no país, incluindo a possibilidade de contratação das atividades-fim. Deste modo, é importante acompanhar o processo de aprovação deste projeto, que ainda prevê outras alterações e então realizar os ajustes necessários ao contrato ou até mesmo modificar a estratégia de terceirização da empresa.
Os benefícios da terceirização de serviços têm contribuído de forma muito significativa para uma gestão mais enxuta, inteligente e com foco em produtividade, em diversas empresas, no mundo todo. Fatores como o tamanho e a complexidade da operação, o core business, os planos de expansão do negócio, a dificuldade e os custos para capacitar mão de obra, a flexibilidade exigida pelo mercado e os investimentos reduzidos, são apenas alguns exemplos de influências diretas na estratégia de terceirização.
Em um mundo globalizado, altamente conectado, onde a competitividade é imensa, as vantagens técnicas e econômicas proporcionadas pela terceirização de serviços são essenciais para a empresa se tornar um negócio sustentável, com verdadeiro potencial de crescimento.
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