Como contratar e gerenciar uma equipe de serviços terceirizados?

Facilities
16/12/2015

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No universo corporativo há um consenso sobre a importância de uma gestão inteligente, capaz de analisar criteriosamente os recursos disponíveis, encontrar alternativas para promover a redução de despesas, otimizar os processos internos, conquistar mais flexibilidade e desenvolver ações para o aumento da produtividade.

Neste contexto, empresários e gestores acreditam que a terceirização de serviços possa ser uma estratégia interessante, principalmente para empresas que visam priorizar o seu core business, direcionando investimentos e capital humano à sua atividade-fim.

Por meio deste modelo de trabalho, é possível delegar as atividades secundárias a grupos especializados, que podem assegurar mais agilidade, qualidade e excelência em todas as etapas da operação.

A terceirização de serviços tem sido adotada por muitas empresas, exatamente por trazer uma série de benefícios ao negócio, criando novas possibilidades de crescimento e expansão, e ainda permitindo uma gestão mais enxuta. Para saber como contratar uma equipe de serviços terceirizados continue acompanhando.

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Quais os benefícios da terceirização de serviços para sua empresa?

A terceirização de serviços pode propiciar diversos benefícios para a empresa contratante por meio de uma administração mais estratégica e menos operacional. Por isso é importante detalhar essas novas oportunidades, lembrando sempre de que todas estão de certa forma interligadas. Veja agora os principais benefícios da terceirização:

Adotar uma gestão estratégica, com foco no core business

Uma gestão com foco no core business da empresa pode alcançar melhores resultados, pois delega o operacional e direciona conhecimento, experiência, empenho e energia a uma administração estratégica.

Com a terceirização, as atividades secundárias passam a ser compartilhadas com os fornecedores, juntamente às responsabilidades por aquela operação e com as preocupações, padrões de qualidade e prazos a serem obedecidos.

Na verdade, empresários e gestores voltam a assumir o planejamento, a análise e o gerenciamento através de indicadores e monitoramento de performance, o que permite manter o foco naquilo que é verdadeiramente importante para a empresa.

Contar com profissionais e equipes especializados

E pensando em qualidade, outro benefício relacionado à terceirização de serviços é poder contar com profissionais e equipes especializados, devidamente capacitados, com experiência, know-how e conhecimentos técnicos específicos, capazes de realizar as atividades contratadas com mais precisão e propriedade.

É preciso ressaltar, ainda, que em determinadas situações, a terceirização pode ser considerada uma profissionalização das tarefas, em especial daquelas que exigem uma grande especialização, como as que são regidas por regulamentações legais, normas técnicas e legislações características.

E considerando a questão da capacitação da mão de obra, a terceirização ainda permite reduzir custos com treinamentos internos, uma vez que as atividades passam a ser realizadas pela empresa prestadora, através de seus próprios colaboradores, que devem estar preparados e devidamente qualificados para desempenharem as funções contratadas e executar os serviços corretamente.

Reduzir custos operacionais

A legislação trabalhista brasileira contempla uma grande carga de encargos, recolhimentos, tributos e direitos que oneram muito a folha de pagamento, tanto durante o contrato de trabalho, como na rescisão. Os custos elevados obrigam as empresas a repensar possíveis contratações e, muitas vezes, inviabilizam o aumento do quadro de colaboradores, já que essas despesas costumam ter peso significativo no orçamento e no fluxo de caixa corporativo.

Por sua vez, as empresas prestadoras de serviço, por conta da própria especialização do negócio, conseguem manter estruturas mais otimizadas, oferecendo uma relação custo-benefício positiva às empresas contratantes. Assim, de modo geral, a terceirização colabora para o equilíbrio financeiro, pois envolve menos despesas, quando comparada às necessárias para a formação e capacitação de uma equipe interna, direcionada à realização destas atividades.

Além disso, existe uma maior previsibilidade dos gastos mensais uma vez que os custos com faltas, férias, rescisões e décimo-terceiro estão provisionados nos pagamentos mensais a empresa prestadora de serviços.

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Otimizar o tempo de gestores e colaboradores

A terceirização de serviços também permite que equipes e gestores possam administrar melhor o tempo, de uma maneira mais produtiva, já que algumas atividades passam a ser realizadas pelas empresas prestadoras.

Desta forma, existe uma sensível redução da sobrecarga de trabalho, com uma divisão mais adequada de responsabilidades e com a profissionalização dos processos, o que impacta diretamente na produtividade e também nos índices de satisfação e motivação internas.

Com a terceirização, a empresa pode gerenciar seu capital humano com mais inteligência, direcionando os profissionais a tarefas realmente importantes e estratégicas, como pesquisas de mercado, desenvolvimento de novos projetos e produtos, análises e levantamentos técnicos, que colaboram principalmente para a tomada de decisões corporativas.

Mas a gestão dos serviços terceirizados não pode ser negligenciada, pois também exige supervisão, acompanhamento de rotinas, indicadores de performance, além do compartilhamento de informações e objetivos para que não haja nenhum risco à empresa.

Construir parcerias de trabalho

Um aspecto importante na contratação de serviços terceirizados é a possibilidade de construir verdadeiras parcerias de trabalho com as empresas prestadoras. Ou seja, a estratégia não deve ser apenas o repasse da atividade a um fornecedor, mas sim a implantação de uma relação ‘ganha-ganha’, importante para a conquista de altos índices de produtividade.

Em muitas circunstâncias, o ideal é contratar uma empresa especializada tecnicamente, com boa capacidade financeira, que tenha bagagem, conhecimento e experiência no mercado e, assim, possa agregar valor, otimizar os processos e apoiar estrategicamente a gestão.

Direcionar os investimentos ao core business

Ao contratar serviços terceirizados, a empresa pode direcionar seus investimentos a projetos e necessidades relacionadas ao seu core business, otimizando assim os recursos financeiros.

E isso é possível pois as empresas prestadoras também realizam investimentos constantes na aquisição de novas tecnologias e na qualificação de suas equipes, exatamente para reforçar a questão da especialização e para manter seu diferencial competitivo perante o mercado, oferecendo mais qualidade nos serviços.

Assim, a empresa contratante pode eliminar ou ao menos minimizar os gastos com infraestrutura, equipamentos e treinamentos, relacionados às atividades secundárias.

Flexibilizar a operação e expandir o negócio

Analisando todos os benefícios mencionados, é possível perceber que a interligação entre as oportunidades estabelece condições que permitem a flexibilização da operação e também a expansão dos negócios.

A empresa passa a contar com uma gestão focada no core business, com a redução de custos, com processos internos sendo realizados com mais qualidade, com seus recursos humanos direcionados de forma estratégica e, ainda, com parcerias produtivas.

Outro ponto importante é que as empresas prestadoras, sendo parceiras, também são capazes de sustentar o crescimento e a adequação da operação às necessidades do mercado sem que haja a necessidade de grandes investimentos ou tomada de empréstimos.

Que tipos de serviços sua empresa pode contratar por terceirização?

Atualmente, vários serviços já são terceirizados. Entre os modelos mais tradicionais estão os de limpeza, recepção, segurança, manutenção predial e portaria. E com o avanço da tecnologia, novas soluções também já estão disponíveis, como por exemplo, a portaria remota, um serviço especializado que garante o monitoramento dos acessos através de uma central à distância e adota os mais eficientes e rigorosos procedimentos de controle.

Essa prestação de serviço oferece, ainda, mais algumas vantagens, como a redução nos custos mensais, e também favorece a eliminação de reclamações trabalhistas e de problemas com mão de obra.

Outra atividade importante e estratégica é a segurança patrimonial. Este serviço costuma ser terceirizado exatamente por exigir grande especialização e competência e também por ser regulamentado pela Polícia Federal de acordo com a lei 7102/83, que contempla uma série de exigências burocráticas, incluindo reciclagem periódica dos vigilantes e controle rigoroso de armas e munições.

Devido à complexidade da operação e importância de cuidar do patrimônio da empresa, é essencial contar com serviços completos, incluindo equipes armadas ou desarmadas, tecnologias como a instalação de câmeras (CFTV), além de alarmes e segurança perimetral.

Em muitos casos, para garantir a segurança do negócio, das instalações, dos estoques e dos colaboradores, é interessante investir em uma consultoria dedicada, capaz de analisar as particularidades da empresa, de projetar e instalar sistemas integrados de segurança, reduzindo a vulnerabilidade dos empreendimentos.

Várias outras atividades também já estão entre os serviços terceirizados, principalmente em empresas que buscam otimizar seus recursos humanos e financeiros, mas sem abrir mão de qualidade e especialização.

Dentre os mais requisitados estão: a contratação de empresas especializadas em processos de RH, como recrutamento e seleção, treinamento e aplicação de pesquisas de clima organizacional; de consultorias de TI, para desenvolvimento de softwares, sites e aplicativos, suporte aos usuários, manutenção de rede e também instalação de sistemas integrados de informação e gestão; de agências de marketing, para criação de estratégias de divulgação da marca, atração e fidelização de clientes; de empresas de contabilidade, para regularização de todos os pagamentos e recolhimentos, conforme legislação em vigor.

De qualquer maneira, a terceirização de serviços deve ser bem analisada e é fundamental que ela esteja alinhada às necessidades e expectativas do negócio, de modo a colaborar significativamente para os resultados da empresa.

É melhor terceirizar ou contratar uma equipe interna?

A decisão de terceirizar serviços sempre envolve grandes dilemas de gestão em todas as empresas, pois interfere diretamente no modelo de trabalho adotado. Afinal, o que é mais interessante para o negócio? Abrir um processo de recrutamento e seleção, contratar, formar uma equipe interna, capacitar e administrar esses profissionais ou apostar na terceirização e buscar no mercado empresas especializadas?

Essa discussão engloba diversas atividades e, por isso, merece uma análise profunda dos prós e contras, antes de uma definição corporativa. Conheça alguns pontos para alimentar essa análise.

Vantagens de ter uma equipe interna

Proximidade e controle

Com uma equipe interna é possível ter mais controle e acompanhar etapas do processo de execução das tarefas. Além disso, os colaboradores vivenciam o dia a dia da empresa, o que permite um conhecimento amplo sobre a estratégia corporativa, os serviços prestados e posicionamento de mercado.

Engajamento e motivação

Em linhas gerais, equipes internas são mais engajadas aos objetivos da empresa. Além disso, a possibilidade de crescimento profissional e ascensão na carreira também impacta positivamente na motivação de todo o grupo.

Sigilosidade e confidencialidade

Aspectos como sigilosidade e confidencialidade das informações costumam estar mais preservados quando tratados por equipes internas.

Vantagens da terceirização

Agora veja os benefícios de trabalhar com a terceirização:

Formação das equipes

Com a terceirização, a formação das equipes acontece com mais agilidade, sendo possível eliminar a necessidade de processos seletivos e, ainda assim, contar com profissionais capacitados.

Sem desfalques

A equipe terceirizada jamais ficará desfalcada, pois a empresa prestadora deve substituir profissionais afastados por motivos médicos, licenciados ou em férias, de modo que as atividades continuem a ser realizadas com qualidade e dentro dos prazos estabelecidos.

Flexibilidade

A empresa contratante pode adequar a sua demanda pelos serviços de acordo com as peculiaridades e sazonalidades do negócio, ou ainda de acordo com o aquecimento do mercado.

Porém, é importante reforçar que cada empresa deve analisar suas possibilidades de terceirização, objetivos e demandas, e então, elaborar um bom planejamento estratégico, considerando todos os aspectos que envolvem os recursos humanos, financeiros e técnicos da gestão.

Contratar serviços terceirizados é uma alternativa que traz praticidade, versatilidade e adaptabilidade a qualquer operação, por isso deve estar entre as oportunidades para o negócio.

Como contratar uma empresa de terceirização de serviços?

Para contratar uma empresa de terceirização de serviço é essencial adotar alguns cuidados, para evitar riscos, problemas na execução das atividades e até mesmo reclamações trabalhistas. Veja algumas dicas:

Detalhar as necessidades internas

Para avaliar a contratação de uma empresa de terceirização de serviços é preciso, primeiramente, detalhar as necessidades do negócio e relacionar exatamente quais são as tarefas a serem terceirizadas, as responsabilidades, os padrões e as entregas. Somente com esse levantamento será possível buscar orçamentos e propostas realistas.

Buscar informações no mercado

É essencial buscar informações sobre as empresas prestadoras com os sindicatos patronais e profissionais, Polícia Federal, órgãos de defesa do consumidor e entidades do setor. Essas informações podem auxiliar e orientar a decisão da contratação.

Analisar a reputação e capacidade de atendimento

Antes de contratar uma empresa, é preciso verificar seu histórico e sua reputação. Neste caso, é importante avaliar se a prestadora tem uma estrutura adequada para atender às necessidades e demandas da operação, se profissionais e os responsáveis técnicos são realmente capacitados e também o know-how e a experiência no mercado. É interessante buscar referências e indicações com outros clientes.

Solicite sempre as certidões negativas da empresa e comprovantes de idoneidade financeira para garantir que a contratante está em dia com todas as suas obrigações fiscais e financeiras.

Comparar orçamentos

O orçamento é um ponto fundamental na decisão de contratar o serviço terceirizado, mas não deve ser o único fator a ser avaliado. Considerar apenas o custo é um grande risco, pois pode ocasionar a contratação de empresas irregulares, que não recolhem todos os tributos e impostos legais, ou que não pagam corretamente os direitos trabalhistas aos seus colaboradores.

É fundamental exigir a planilha de custos abertas para entender a composição de preços e verificar se todas as obrigações legais estão sendo contempladas. Desconfie se os preços estão muito mais baixos que os concorrentes.

Avaliar as propostas de serviço

Além de comparar orçamentos, é preciso comparar as propostas de serviço, ou seja, é essencial analisar todas as variáveis que estão presentes no contrato oferecido. Neste sentido, é necessário considerar a disponibilidade de equipamentos e tecnologias, horários de trabalho, prazos, entregas, padrões de qualidade, indicadores de performance e também multas e penalidades previstas para situações de quebra de contrato ou de desobediência aos critérios da operação.

Após avaliar todos esses pontos, é preciso atenção para que o contrato de prestação seja bastante claro e contenha o detalhamento de todas as responsabilidades e regras a serem obedecidas, por ambas as partes.

Vale lembrar sempre de que o ideal é construir uma relação de parceria e não tratar o assunto apenas como uma compra e venda de serviços. Por isso, as cláusulas já devem considerar aumentos ou adequações nas demandas, e demais variáveis inerentes ao negócio.

Porém, depois de realizada a contratação, é preciso atentar para a gestão desta parceria, de maneira a assegurar uma relação saudável e produtiva. Para tanto, é importante que ambas as partes possuam plena consciência de seus deveres.

Para a empresa contratante é necessário cuidar de alguns elementos desta gestão, tais como:

Comunicação interna

A qualidade da comunicação é essencial para gestão de qualquer equipe. Assim, é preciso que seja transparente e efetiva através do compartilhamento de informações, da definição de prioridades e meta e a abertura para troca de ideias e sugestões de melhorias nos processos.

Respeito e pertencimento

O respeito pelos profissionais terceirizados deve ser uma prática comum dentro da empresa, eliminando qualquer possibilidade de discriminação. Além disso, é importante incentivar o senso de pertencimento, o comprometimento e o engajamento de todas as equipes, em prol dos mesmos objetivos. Neste sentido, as relações de parcerias são capazes de aumentar os índices de produtividade.

Interfaces

É adequado nomear um gestor para o papel de interface junto à empresa terceirizada e ao coordenador da equipe prestadora. Essa medida facilita a comunicação e o acompanhamento dos resultados, sem caracterizar subordinação.

Expectativas realistas

A empresa contratante não deve esperar que todos os problemas sejam resolvidos a partir da contratação de mão de obra terceirizada. É necessário compreender que a produtividade corporativa só é alcançada através de ações para otimização dos processos, redução de custos, capacitação dos profissionais e de uma gestão ativa e inteligente, que envolve a terceirização de serviços, mas também, o foco nos colaboradores e nas rotinas internas.

Assim, é fundamental manter expectativas realistas, adotando metas mais arrojadas, de acordo com a maturidade da operação.

Quais as regras ao contratar mão de obra terceirizada?

A atual legislação prevê que qualquer atividade que não represente a atividade-fim da empresa pode ser terceirizada e, por isso, deve ser encarada como uma ferramenta de gestão, que permite a delegação das atividades-meio para focar no core business. Qualquer exceção a essa regra é considerada ilegal, mesmo que a empresa prestadora esteja regularmente constituída.

Outro aspecto importante, em relação à contratação de mão de obra terceirizada está relacionado à proibição expressa de existência de pessoalidade e subordinação entre profissional terceirizado e o gestor na empresa contratante.

Essa proibição se dá pois toda vez que a empresa contratante assume diretamente a administração dos empregados terceirizados, fica caracterizada uma hierarquia que evidencia o vínculo empregatício. Assim, é fundamental que a empresa terceirizada conte com coordenadores responsáveis pelas equipes de trabalho e também pelo contato com o tomador do serviço.

Cabe à empresa contratante fiscalizar os pagamentos e recolhimentos legais, efetuados pela terceirizada, pois caso não o faça, há o risco de não identificar desvios e acabar sendo conivente com irregularidades como sonegação de impostos ou fraudes sociais e trabalhistas. Neste caso, a contratante será denunciada como corresponsável nos processos movidos contra a terceirizada.

Essa corresponsabilidade se torna solidária ou subsidiária, sendo que a primeira se refere à quitação de dívidas por sonegação previdenciária ou trabalhista e a segunda diz respeito à determinação para que a empresa contratante responda pelas obrigações trabalhistas quando elas não forem cumpridas pela empresa que presta o serviço. Por isso, é importante atrelar o pagamento da fatura mensal ao envio de documentos que comprovem os pagamentos de todas as obrigações previstas em contrato.

De qualquer forma, os transtornos são enormes e as despesas também. Por isso, a necessidade de estabelecer uma rotina de auditorias e checagens, de modo que não haja nenhum problema futuro.

Existem também algumas outras proibições previstas na legislação que rege a contratação de mão de obra terceirizada. As principais são:

  1. Não é permitida a compra ou aluguel de mão de obra terceirizada, através de empresas que ajam de forma fraudulenta;
  2. Um prestador de serviços não pode trabalhar somente para uma empresa, evidenciando assim a exclusividade;
  3. O controle da jornada de trabalho dos empregados terceirizados não deve ser realizado pela empresa tomadora;
  4. Não é autorizada a contratação de pessoas jurídicas não especializadas;
  5. Uma empresa terceirizada não pode pagar salários e benefícios menores do que os oferecidos pela empresa contratante, para exatamente a mesma função não terceirizada;
  6. A atividade-fim da contratante não deve ser a mesma da prestadora de serviços;
  7. O cumprimento das normas de segurança e saúde do trabalho previstas na legislação continua sendo uma obrigação;
  8. Não é possível a existência de pessoalidade na prestação através da exigência de que o serviço seja realizado única e exclusivamente por um determinado profissional da terceirizada.

Assim sendo, é muito importante conhecer todos os detalhes da legislação que rege a terceirização de serviços no Brasil para adotar medidas e precauções para que este modelo de contrato cumpra as regulamentações e possa trazer todos os benefícios previstos para a empresa contratante.

Atualmente, está em trâmite o Projeto de Lei nº 4.330/04, que propõe novas regras para terceirização no país, incluindo a possibilidade de contratação das atividades-fim. Deste modo, é importante acompanhar o processo de aprovação deste projeto, que ainda prevê outras alterações e então realizar os ajustes necessários ao contrato ou até mesmo modificar a estratégia de terceirização da empresa.

Os benefícios da terceirização de serviços têm contribuído de forma muito significativa para uma gestão mais enxuta, inteligente e com foco em produtividade, em diversas empresas, no mundo todo. Fatores como o tamanho e a complexidade da operação, o core business, os planos de expansão do negócio, a dificuldade e os custos para capacitar mão de obra, a flexibilidade exigida pelo mercado e os investimentos reduzidos, são apenas alguns exemplos de influências diretas na estratégia de terceirização.

Em um mundo globalizado, altamente conectado, onde a competitividade é imensa, as vantagens técnicas e econômicas proporcionadas pela terceirização de serviços são essenciais para a empresa se tornar um negócio sustentável, com verdadeiro potencial de crescimento.

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Sua empresa já terceiriza algum serviço? Compartilhe conosco suas experiências, dicas e opiniões!

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