Recepção: as qualificações de uma boa recepcionista

Facilities
02/02/2016

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Atender é mesmo uma arte, não é verdade? E especialmente quando se trata da recepção em um empreendimento comercial, essa arte deve ser exercida com um esmero ainda maior.

Por essas e outras é que a contratação de uma recepcionista se mostra tão importante. Pense bem: pouco importa se você tem uma gigantesca estrutura montada em um excelente ponto comercial, oferecendo um produto de qualidade ímpar, se o primeiro atendimento ao cliente é uma negação completa.

E acredite: com uma recepção ruim, o cliente simplesmente não volta. E é aí que entra a importância de se buscar uma profissional qualificada.

Concordou com o que leu até agora? Pois então não deixe de conferir nosso post até o fim, porque hoje vamos dar dicas para lá de valiosas sobre como contratar uma recepcionista com segurança, focando nos resultados a curto, médio e longo prazos para sua empresa. Acompanhe.

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Busca constante por evolução

Que contar com a devida qualificação é fundamental para se conseguir uma boa vaga de trabalho, disso quase todo profissional sabe, certo? Pois é justamente por aí que a procura deve começar: pela qualificação.

Hoje em dia, com cada vez mais cursos disponíveis, inclusive on-line, dar continuidade à educação se tornou bem mais fácil. Na prática, basta um pouco de interesse e disponibilidade para se capacitar adequadamente. Por isso, simplesmente não há desculpas para a estagnação! E é esse tipo de profissional que deve ocupar o cargo de recepção da sua empresa: recepcionistas qualificadas e sempre interessadas em aprender e evoluir.

Verificar se a candidata a recepcionista tem alguma formação específica voltada para a administração na área de atuação de sua empresa também é bastante válido, afinal, com uma formação focada em um campo de atuação, a recepção ao cliente certamente será mais qualificada. Fora isso, possuir conhecimentos básicos de informática também é indispensável.

Cuidado com aparência e comunicação

Estávamos falando, no tópico anterior, sobre a importância da qualificação profissional na hora de contratar uma recepcionista. Mas por mais que essa deva ser a característica número um em sua lista de prioridades, não pode também ser a única exigência. Lembre-se: um currículo com qualificação profissional invejável é apenas o primeiro passo.

O cuidado com a aparência é outra qualidade que deve ser observada, já que uma boa recepcionista deve tomar certos cuidados pelo menos no que se refere a aspectos de higiene e vestuário. Afinal, essa profissional muito provavelmente será o primeiro contato físico do cliente com sua empresa, por isso precisa causar uma impressão de respeito, confiança e competência.

A forma de se vestir deve estar completamente alinhada com a cultura da empresa. Não existe um padrão único, porém recomenda-se o máximo de cautela possível, mantendo um perfil mais conservador com pouca maquiagem, odores discretos e poucos adereços.

E nesse contexto não é só a aparência externa que conta, viu? Assim, é preciso que a recepcionista possua também uma boa capacidade de comunicação – tanto escrita como verbal -, pois só com essas características bem desenvolvidas será apta a captar e repassar adequadamente informações essenciais a ela confiadas.

O atendimento telefônico, nesse aspecto, merece especial atenção, tendo em vista que muitas vezes a recepcionista é a pessoa responsável por operar a telefonia da empresa. Nesse aspecto, saber operar um PABX corretamente e atender o telefone de forma eficiente, com simpatia, tornam-se qualificações indispensáveis de uma boa recepcionista.

Outro ponto que também merece atenção especial diz respeito à proatividade e à capacidade de iniciativa da candidata, uma vez que, como terá que lidar com diversos tipos de situação, precisa possuir habilidades para organizar informações, planejar tarefas, agendar serviços, atender chamadas telefônicas, responder e-mails e muito mais, executando simultaneamente uma série de tarefas que exigem bastante atitude, atenção e dinamismo.

Paciência e discrição indispensáveis

Além das diversas qualidades já citadas neste post até o momento, duas outras habilidades básicas devem estar extremamente afiadas em uma boa recepcionista: a paciência e a discrição.

A paciência talvez seja a habilidade mais importante que uma recepcionista pode possuir, pois está diretamente relacionada tanto à educação no trato com os clientes como à flexibilidade na operação das tarefas diárias, a fim de conseguir contornar situações e encaminhar corretamente quaisquer demandas que cheguem até ela, sempre tentando balancear o bem-estar do cliente com os objetivos do negócio.

Fora isso, a discrição também se apresenta como uma habilidade essencial na hora da contratação de uma recepcionista, afinal de contas, uma recepcionista realmente preparada deve ser a mais discreta possível, desde que não deixe, claro, de se manter atenta às demandas dos clientes e dos colaboradores, assim como ao fluxo de informações envolvido nesses processos – informações essas que, muitas vezes, são sigilosas.

Contrate uma boa equipe de recepção

Até aqui traçamos o perfil perfeito para a busca por uma boa recepcionista. Mas onde exatamente é possível encontrar profissionais com todas essas habilidades e características? Pois uma forma segura, simples e rápida de encontrar pessoal habilitado para seu negócio é entrando em contato com empresas que terceirizem o serviço de recepção.

Hoje em dia há no mercado empresas renomadas que disponibilizam essa terceirização de serviços com o máximo de qualidade, incluindo desde a área de segurança, passando pela zeladoria e chegando, claro, à recepção.

Essa certamente é uma excelente opção para contratar profissionais de recepção de alto nível, já que essas empresas costumam possuir profissionais devidamente treinados, qualificados e de alta responsabilidade em seu quadro.

Já pensou que assim você consegue resolver vários problemas de uma só vez? Afinal, alia segurança e compromisso a qualificação e facilidade! Então o que ainda está esperando?

Viu só como contratar uma recepcionista não é tarefa assim tão simples? De fato, as responsabilidades e demandas do gestor de qualquer negócio são muitas – gerenciar equipes de serviços terceirizados, pensar na segurança da empresa, lidar com estoques e tantas outras atividades -, tudo demandando decisões impactantes para o andamento do negócio. Nesse cenário, uma mãozinha realmente qualificada é simplesmente imprescindível!

Assim, tratando-se da contratação dos serviços de recepção da empresa, o gestor tanto pode optar por empresas especializadas, de terceirização, como fazer as contratações diretamente por seu setor de RH. De toda forma, o importante é nunca se esquecer que o serviço de recepção exerce um papel estratégico dentro da empresa, merecendo, por isso, a devida atenção.

Agora que você já sabe pelo menos por onde começar sua busca por uma equipe de recepção eficiente. Caso queria saber mais sobre como realizar a terceirização, baixe nosso guia completo da Terceirização de Equipe de Serviços.

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