Qualquer organização, seja ela uma empresa, um condomínio ou até mesmo uma residência, realiza as suas atividades ou operações em um espaço físico, existindo a necessidade de coordenação entre infraestrutura, recursos humanos, tecnologia e procedimentos. É a partir dessa necessidade que surge a área de facilities dentro das organizações. Nesse post iremos explorar o que é gerenciamento de facilities e a sua importância dentro das organizações.
O que é gerenciamento de facilities?
De modo geral, o gerenciamento de facilities envolve práticas interdisciplinares para garantir a funcionalidade de forma de uma organização. Seus objetivos principais são fornecer ao menor custo possível conforto, higiene, segurança, manutenção e infraestrutura para que as pessoas dentro de um ambiente de trabalho possam desempenhar as suas funções de forma produtiva.
Estamos falando, geralmente, de rotinas que não fazem parte da atividade-fim de uma determinada organização e que servem para melhorar a atuação dos processos principais da organização (seja ela uma empresa ou um edifício), facilitando todas as suas rotinas. Normalmente, as facilities incluem um conjunto de atividades que, juntas, levam à melhoria dos processos, ao propiciarem facilidades que tornam mais produtiva uma organização
Essas facilities podem ter sua administração concentrada de modo a atuarem coordenadamente. A esse tipo de atuação, dá-se o nome de gestão de facilities, cujo objetivo é garantir que todas as necessidades da organização sejam supridas por serviços de apoio.
Qual a sua importância?
A importância do gerenciamento de facilities está diretamente ligada geralmente ao tamanho da organização, considerando tanto os aspectos físicos quanto seus recursos humanos. Quando falamos de fábricas de grande porte com mais de 1000 funcionários, a complexidade de gerenciar a estrutura do local e a demandas das pessoas é muito elevada, existindo a necessidade de um departamento específico que fique responsável pelo gerenciamento de facilities.
Ter um bom gerenciamento de facilities pode gerar economias significativas no custo fixo de uma organização e aumentar o nível de satisfação dos funcionários e consequentemente a produtividade da empresa. Estamos falando de atividades que vão desde controlar a temperatura do ambiente de trabalho, até o fornecimento de refeições para os funcionários. Muitas empresas grandes não possuem um departamento de facilities estruturado, separando suas diferentes funções pelo departamento de recursos humanos, produção e/ou suprimentos, o que pode ocasionar em perdas importantes de sinergias e coordenação.
E os serviços mais importantes?
Ao se falar em facilities, existem alguns serviços que se destacam por estarem presentes em quase todas as empresas e tem papel importante para melhorar o cotidiano de quem está diariamente à frente dos processos principais da empresa.
De um modo geral, os serviços mais importantes são:
Limpeza
Quando a empresa conta com facilities de limpeza, significa que ela necessita de uma estrutura capacitada e treinada para garantir que o ambiente organizacional esteja sempre limpo e adequado para o uso. Um ambiente limpo e organizado é fundamental para manter os funcionários motivados e produtividade, além de ser muito importante para valorizar a imagem da organização.
Manutenção
Tanto em empresas quanto em edifícios, é muito comum que surjam problemas associados a máquinas e equipamentos em geral, certo? Uma pane elétrica ou um equipamento que para de funcionar, por exemplo, podem causar muito desconforto e até mesmo prejuízos. Por isso, um importante serviço de facilities é o de manutenção, por meio do qual uma equipe está sempre pronta para atender às necessidades de manutenção corretiva, preventiva e preditiva garantindo que toda a infraestrutura da organização esteja sempre disponível para utilização.
Alimentação
Outra possibilidade diz respeito aos serviços de alimentação, especialmente nas empresas. A contratação de uma equipe do tipo para um refeitório corporativo, por exemplo, garante a satisfação dos funcionários, aliada a uma redução de custos especialmente em relação à necessidade de gestão em geral. É um serviço importante porque está diretamente ligado ao conforto e à motivação de funcionários e, portanto, à produtividade da empresa.
Segurança
Facilities de segurança, por sua vez, não podem ser ignoradas nem por edifícios nem pelas empresas. Nesse caso, contrata-se uma equipe completa, que fica responsável por garantir a segurança do local e a integridade do patrimônio. Esse tipo de serviço é totalmente indispensável porque garante a proteção real da organização, evitando desvios internos, ataques, sabotagens e outros tipos de prejuízos a empresa.
E a terceirização dos serviços de facilities?
Os serviços de facilities podem ser contratados de maneira terceirizada, tendo em vista que as maiores especializações de empresas nesse setor geralmente agregam maior qualidade aos serviços e muitas vezes podem gerar redução de custos nos processos.
Contratar empresas terceirizadas de facilities costuma ser bastante benéfico por ajudar a reduzir gastos associados a esses serviços e também por garantir a otimização e a eficiência nos processos em geral. Além disso, para empresas, a contratação desses serviços é importante para gerar foco total na atividade-fim. Assim, em vez de precisar se preocupar com a gestão e a realização de tarefas não ligadas ao que vende ou oferece, o negócio pode se voltar totalmente à melhoria da qualidade dos processos mais relevantes.
Nesse artigo exploramos alguns conceitos de gerenciamento de facilities e a sua importância. Muitas empresas negligenciam esses serviços e muitas vezes isso pode ter impactos significativos nos custos da empresa e na motivação dos funcionários. É um conceito já muito bem explorado nas empresas multinacionais e que vem ganhando espaço nas empresas nacionais e condomínios em geral.
Para maiores informações recomendamos a leitura em dois artigos de nosso blog que tratam especialmente desse assunto: Por que a terceirização é uma ótima opção para reduzir custos e Terceirizar ou ter uma equipe interna: o que vale mais a pena?
